Günümüzde teknolojinin her geçen gün gelişmesiyle ve globalleşmenin etkisiyle profesyonellerin en büyük problemlerinden biri zaman yönetimi oluyor. Bu durum, insanların; kişisel, iş veya eğitim hayatlarında yapacaklarını yetiştirmekte zorlanmasına yol açabiliyor. Fakat hem etkili zaman yönetimi teknikleriyle hem de detaylı bir planlama ile bu sorunun üstesinden gelmek mümkün. Üstelik bu sistem, iş ve eğlence arasındaki dengenin kurulmasına da olanak tanıyor.
Yapılacak işleri planlamak ve öncelik sırasına koymak zamanı çok daha etkin kullanabilmek adına büyük önem taşıyor. Bunu yapabilmek için etkili zaman yönetimi tekniklerinden; Pomodoro Tekniği, Kanban Tekniği, Eisenhower Matrisi ve tabii ki yapılacak işleri not almak, kaydetmek oldukça işimize yarıyor.
Pomodoro Tekniğini Duymuş Muydunuz?
Pomodoro tekniği oldukça etkili zaman teknikleri arasında yer alıyor. Uygulaması oldukça basit bir yöntem olurken, tekniğin ismi yazarın 90’lı dönemlerde kullandığı domatese benzeyen zamanlayıcıdan geliyor. Buradan da anlaşıldığı gibi Pomodoro, zamanlayıcı kullanarak zamanı etkili kullanmayı sağlayan bir sistem olarak karşımıza çıkıyor.
Bu yöntemde, herhangi bir zamanlayıcıyı 25 dakikaya ayarladıktan sonra çalışmaya başlanıyor. Belirlenen 25 dakikanın sona ermesiyle 5 dakikalık kısa bir mola yer veriliyor. Toplamda harcanan bu 30 dakikalık süreye 1 Pomodoro deniyor. Yapılacak işin yoğunluğuna göre arka arkaya 4 Pomodoro yapılabiliyor. Her 4 Pomodoro sonrasında ise 20-30 dakikalık daha uzun bir mola verilmesi öneriliyor.
Kanban Tekniğini Deneyebilirsiniz
1940’larda Toyota fabrikasında çalışan bir mühendis tarafından geliştirilen Kanban Tekniği, Japonların kullandığı bir zaman yönetim tekniği olarak karşımıza çıkıyor. O zamanki amacı fabrikadaki iş akışını daha kolay hale getirmek iken, günümüzde her iş alanında kullanılabiliyor. Bu zaman yönetim tekniği 3 ana başlık halinde işleri sıralayarak uygulanıyor.
Bunun için öncelikle, işleri bilgisayara veya bloknot deftere yazarak görselleştirmeniz gerekiyor. İşleri görselleştirirken 3 ana başlık altında toplamanız lazım. Bunu yaparken;
- İlk olarak “Yapılacaklar” başlığı oluşturuluyor ve altına maddeler halinde yapılacak işler sıralanıyor.
- İkinci bölümde, şu an yapmakta olduğunuz işler “Yapıyor Olduklarım” başlığı altında maddeler halinde yazılıyor. Daha önce “Yapılacaklar” bölümünde yer alan ve şu an yapılmaya başlanan işler de bu başlık altına kaydediliyor.
- Son başlık ise bitirilen işlerin toplandığı bölüm. “Yapıyor Olduklarım” bölümündeki işler bitirildiğinde bu başlık altına yazılıyor. Buradaki amaç; bitirilmiş işleri görmemizi sağlayarak, diğer işlerin bitirilmesi için bizi motive etmek.
- Acil ve Önemli: Öncelikli olarak yapmanız gereken, bitiş süresi yaklaşmış veya ertelenemeyecek olan işleri ifade ediyor.
- Acil Değil ve Önemli: Uzun vadede yapılması gereken önemli işleri belirtmek için kullanılıyor. Hemen yapılması gerekli olmayan, fakat belirli bir süre içinde yapılması şart olan işleri belirtiyor.
- Acil ama Önemsiz: Sizin belirlemediğiniz şekilde ortaya çıkan planlanmamış işleri belirtiyor. Aniden gelen acil e-mailler, telefonlar buna örnek oluşturabiliyor.
- Acil Değil ve Önemsiz: Yapmanız gereken, yaparsanız aradan çıkacak ama yapmazsanız da bir şey kaybettirmeyecek işler bu kısımda yer alıyor.
